Utskriftsvennlig versjon

Postmottak

1.  Sjekk postkassa ute og hylle i servicetorget.  Nøkkelen vi har fått - K2, passer til postkassa. I tillegg har vi en nøkkel som går til arkivene nede.  Avisene er fordelt med 1 stk. Åndalsnes avis til alle etasjer, men 2 stk. i første etasje. Romsdals Budstikke 1 stk. til alle, unntatt Helsestasjonen.  Nationen og Bondebladet til landbruksavdelinga. Sunnmørsposten og Tidens Krav til 5. etasje.

Åpne og fordele dagens post, så snart den er ankommet. Dette er prioritert oppgave. Post åpnes og skannes inn snarest mulig.  All post skal stemples med dagens dato. Videre rutiner for skanning – se pkt. 5. 

Følgende post skal ikke åpnes i postmottaket:   

  • Storm AS 
  • Rauma Boliger AS/Stiftelsen Rauma kommunale boliger 
  • 6. og 3. etasje - brev til PPT og barnevern skal til Randi på helsestasjonen  
  • Legesenteret
  • Lønns- og personalavd  
  • Skatteoppkreveren
  • Skattekontoret, videresendes til Molde 
  • Rauma Rock  
  • Fagforbundet,  
  • Utdanningsforbundet
  • NAV
  • Rauma kulturhus og konferansesenter AS, Skal til Perry Ulvestad 
  • Pakkepost

Post der navn på enkeltperson står først. Skal åpnes hvis fullmakt er underskrevet. 
Posten leveres ut til hver enkelt etasje, når alt er sortert. 
Det skal sendes e-post om at mottatte pakker kan hentes. Ring tlf. 6703 eller 6704(lab) for pakker til legesenteret. Pakker med kjølevarer haster.
2. 

Sjekk e-post til postmottak minst en gang pr. time, og fordel videre til dem som skal ha. Annonsebestillinger: Se rutinen «Annonsebestilling – rutine for postmottak» i rutinebanken i Intralink. E-poster som bes videresendt til kommunestyrerepresentanter sendes til ordføreren for avgjørelse. Inngående eposter som er gjennomgått, lagres i mappe for "Behandlet", i tilfelle eposter kommer bort.

3. 

Sjekk Acos Mottak (skjemamottak). Eget ikon på skrivebordet. 

4

Sjekk postlista, journalfør, kjør ut rapport og sjekk at aktuelle dokumenter er gradert riktig. Kjør Drum. 

5.

Skanne og registrer i WebSak. Dokumenter med korte frister skal prioriteres først, deretter byggesaker. Høringer registreres på aktuell saksbehandler med kopi til ordføreren og politisk sekretær. For innkommende brev der vi får penger på konto, skal Mette Rye og Ann Kristin Dahle være kopimottakere. For søknader om parkeringstillatelse eller transport for funksjonshemmede skal Line Austdal, eventuelt Anette Østigård være saksbehandler, med kopi til Anette Østigård, eventuelt Line Austdal, og Ingfrid Åsarmoen og Synnøve Wenaas. Avdelingen Forvaltning under tjenesteområdet Utvikling: Fradelingssøknader med vedlegg skal sendes opp i 4. etasje etter at de er registrert. Dette gjelder også søknader om seksjonering og søknader om konsesjon/egenerklæring om konsesjonsfrihet, i tillegg til alle søknader til landbruksavdelinga.
Dersom saksbehandler får opp feilmeldingen «Ingen tilgang» i Adobe Reader ved åpning i WebSak, må følgende gjøres på saksbehandlerens maskin: Start Adobe Reader, velg meny Rediger --> Innstillinger --> Sikkerhet (utvidet). Ta vekk haken på "Aktiver beskyttet modus ved oppstart".              
Post fra Lønns- og personalavdelinga leveres hit til scanning. De registrerer i WebSak selv.
Ferdig registrerte dokument lagres i postmottaket i egne permer. En for offentlige dokumenter, og en for dokumenter som er unntatt offentlighet.  Legekontoret, Lønns- og personal og Helse og Velferd(3. og 6. etasje) åpner posten sin selv.  Flere fra ytre enheter har posthylle ved inngangsdøra til  Post-/arkivavdelingen.  De sørger selv for å hente denne.  Underskrevne avtaler om barnehageplass som kommer i posten, skal sendes opp til Barnehagesjefen uten å registreres i WebSak. Vi får dem tilbake senere for registrering.

6. 

Skann og registrer i Profil. Husk å stemple med dagens dato. Søknader som skal til Koordinerende Enhet (KE) haster mest. Disse skal i postjournal, og må registreres senest dagen etter at de er mottatt. Hvis dokumentene ikke skannes og registreres med det samme, må de legges i mappene merket «Postjournal» eller «Pasientjournal». Etter at de er skannet og registrert i Profil, legges de i innelåste permer merket «Postjournal» eller «Pasientjournal».
7. 

Utgående post leveres til postmottaket innen kl. 13.30.  - Frankeres enhetsvis, og legges i kasser innen kl. 14.30. - Brukerveiledning for frankeringsmaskin henger på vegg ovenfor maskinen, men viktig å få opplæring i bruken av denne.  - Rekommandert post har egen kode, og skal pålimes strekkode. Gul lapp limes inn i eget felt i postboka for rek. post. Skriv inn tekst. Rek. post legges for seg selv på tralla, med rek. post inni postboka hvis mulig.  - Sending av pakker bestilles via Mybring på bring.com   Når faktura kommer, sjekk på Mybring hvem som skal betale for pakken. Brukernavn og passord finner du i notater i Outlook for postmottaket.   - Plasseres utenfor skranken til Servicetorget. Personer fra Astero henter og transporterer til Coop/Posten mellom kl.14.30 og kl. 14.55. De må vente til legesenteret har kommet med pakkene sine. Se til at vi får igjen postboka for rek. post.    8.  Sjekk postkassa igjen - se pkt. 1. 

Laster...