Utskriftsvennlig versjon

Postmottak

 

1.

Sjekk postkassa ute og hylle i servicetorget.

Nøkkelen vi har fått - K2, passer til postkassa. I tillegg har vi en nøkkel som går til arkivene nede.

Avisene er fordelt med 1 stk. Åndalsnes avis til alle etasjer, men 2 stk. i 1. etasje. Den ene til sentralbordet, og den andre i hylle i servicetorget.

Romsdals Budstikke 1 stk. til alle, unntatt Helsestasjonen.  Nationen til landbruksavdelinga.

Åpne og fordele dagens post, så snart den er ankommet. Dette er prioritert oppgave. Post åpnes og skannes inn snarest mulig.

All post skal stemples med dagens dato. Videre rutiner for skanning – se pkt. 5.

Men følgende post skal ikke åpnes i postmottaket:

 

  •  Storm AS
  •  Rauma Boliger AS
  •  6. og 3. etasje - brev til PPT og barnevern skal til Randi på helsestasjonen,  
  •  Legesenteret
  •  Lønns- og personalavd
  •  Skatteoppkreveren
  •  Skattekontoret
  •  Rauma Rock
  •  Fagforbundet
  •  NAV
  •  Pakkepost

Post der navn på enkeltperson står først. Skal åpnes hvis fullmakt er underskrevet.

 

Posten leveres ut til hver enkelt etasje når alt er sortert.

 

Det skal sendes e-post om at mottatte pakker kan hentes. Ring tlf. 6703 eller 6704(lab) for pakker til legesenteret. Pakker med kjølevarer haster.

 

2.

Sjekk e-post til postmottak minst en gang pr. time, og fordel videre til dem som skal ha.

Annonsebestillinger: Se rutinen «Annonsebestilling – rutine for postmottak» i rutinebanken i Intralink.

E-poster som bes videresendt til kommunestyrerepresentanter sendes til ordføreren for avgjørelse.

Inngående eposter som er gjennomgått, lagres i mappe for "Behandlet", i tilfelle eposter kommer bort. Epostkontoen finnes på pc-en nærmest vinduet inne på postmottaket.

3.

Sjekk skjemamottak. Eget ikon på skrivebordet.

 

4.

Sjekk postlista, journalfør, kjør ut rapport og sjekk at aktuelle dokumenter er gradert riktig. Kjør Drum.

 

5.

Skanne og registrer i WebSak. Dokumenter med korte frister skal prioriteres først, deretter byggesaker. Høringer registreres på aktuell saksbehandler medkopi til ordføreren og politisk sekretær. Innkommende dokumenter med Bernt Mittet som saksbehandler skal alltid registreres med Falke Haugen som kopimottaker.

 

Dersom saksbehandler får opp feilmeldingen «Ingen tilgang» i Adobe Reader ved åpning i WebSak, må følgende gjøres på saksbehandlerens maskin: Start Adobe Reader, velg meny Rediger --> Innstillinger --> Sikkerhet (utvidet). Ta vekk haken på "Aktiver beskyttet modus ved oppstart".           

 

Post fra Lønns- og personalavdelinga leveres hit til scanning. De registrerer i WebSak selv.

Ferdig registrerte dokument lagres i postmottaket i egen perm.

Legekontoret, Lønns- og personal og BAF åpner posten sin selv.

Flere fra ytre enheter har posthylle ved inngangsdøra til Post-/arkivavdelingen. De sørger selv for å hente denne.

Underskrevne avtaler om barnehageplass som kommer i posten, skal sendes opp til Barnehagesjefen uten å registreres i WebSak. Vi får dem tilbake senere for registrering.

 

6.

Utgående post hentes kl. 13.30.

- Frankeres enhetsvis, og legges i kasser innen kl. 14.30. - Brukerveiledning for frankeringsmaskin henger på vegg ovenfor maskinen, men viktig å få opplæring i bruken av denne.

- Rekommandert post har egen kode, og skal pålimes strekkode. Gul lapp limes inn i eget felt i postboka for rek. post. Skriv inn tekst. Rek. post legges for seg selv på tralla, med rek. post inni postboka hvis mulig.

- Sending av pakker bestilles via Mybring på bring.com

- Når faktura kommer, sjekk på Mybring hvem som skal betale for pakken. Brukernavn og passord finner du i notater i Outlook for postmottaket.  

- Plasseres utenfor skranken til Servicetorget. Personer fra Troll-Tinn henter og transporterer til Coop/Posten mellom kl.14.30 og kl. 14.55. Se til at vi får igjen postboka for rek. post.

 

All post som skal utenlands, skal påklistres blå lapp

"A PRIORITARE PARAVION".

7.

Sjekk postkassa igjen - se pkt. 1.

Laster...