Utvalgsbehandling

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

Arkiv

1

SAKSFRAMLEGG (Tilbake)

Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får innkommet forespørsel og tidligere dokumenter i saken (på forespørsel) og eventuelle andre saker som danner presedens (på forespørsel) slik at de kan skrive og forberede saker for behandling i politiske utvalg (jfr. post og ekspedisjonsrutiner).

Saksbehandler

2

Oppretter et nytt dokument i saken i sak/arkivsystemet i registreringsbildet Redigere - Sak.

I menyen Behandling velges klageadgang (ja/nei) og behandlings-måten PS (politisk). Klikk deretter på høyre musetast (F5) og velg Ny behandling fra menyen. Velg hvilke utvalg saken skal behandles i (her kan man måtte velge flere), om behandlingen skal skje i åpent/lukket møte m.m.

Dokumentstatus skal være F (forberedelse) når saken skrives.

Saksbehandler skal skrive saksframlegget iht. krav til fullført saksbehandling (se def.).

For å skrive saksframlegget: Trykk høyre musetast (F5) og velg Lag saksframlegg. Funksjonen Produser tekstdokument bringer deg over til tekstbehandler. Her skrives saken i forhåndslagede maler. Saken skrives ut. En sak kan gjerne skrives i flere etapper, men husk å gå ut av saken via ?Arkiver i K2000?-knappen slik at endringene blir lagret. (NB! Ikke fjern &&-tegnene m.m. dette kan skade automatikken i systemet.)

Saksframlegget skal bestå av en saksutredning og en innstilling med forslag til vedtak. Innstillingen med forslag til vedtak skal være utformet slik at den kan følge saken til den er ferdig behandlet i alle politiske ledd (utvalg).

Som en del av saksforberedelsen må saksbehandler sørge for å registrere parter i saken. Dette gjøres i sak/arkivsystemet og danner grunnlag for automatisk generering av dokument til parter med melding om vedtak (effektuering av vedtak; jfr. steg 11.)

3

Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde den til utvalgsbehandling.

Dette gjør saksbehandler i sak/arkivsystemet ved å stå i behandlingsfanen og endre feltet Status til blank (fjerne F). Da er saken klar for behandling i første utvalg. (Jfr. steg 4)

MØTEKALENDER (Tilbake)

Politisk sekretariat

4

Politisk sekretariat setter opp møtekalender i samarbeid med rådmann, etatsjef, ordfører eller leder i hovedutvalgene (1 gang i året). Møtekalenderen registreres i sak/arkivsystemets utvalgsmodul med bl.a. tidsfrister for oppmelding av saker: Velg Møtekalender i menyen Behandling (jfr. kap. 3 i kursheftet til Ktr. 2000).

Saksbehandler må gjøres oppmerksom på de tidsfristene som ligger i møtekalenderen, ellers blir ikke saken behandlet i første utvalgsmøte (jfr. steg 3).

En sak må være ferdig behandlet i et underordnet utvalg før den kan behandles i neste utvalg.

MØTEINNKALLING MED SAKSLISTE (Tilbake)

Utvalgssekretær i politisk sekretariat

5

På bakgrunn av de saker som er meldt opp til utvalgsbehandling av saksbehandlere (jfr. steg 3), lager utvalgssekretær i politisk sekretariat en møteinnkalling inneholdende en sakliste. Dette dokumentet genereres i sak/arkivsystemets bilde Forberedelse til møte (jfr. pkt. 5.2 og 5.7 i kursheftettil Ktr. 2000). Dokumentet gis nødvendige journal- og arkivreferanser. Saklisten setter utvalgssekretæren opp i samråd med rådmann/etatsjef eller ordfører/leder i hovedutvalget slik at rekkefølgen på sakene blir slik ledelsen ønsker. Også dette gjøres i bildet Forberedelse til møte (jfr. pkt. 5.3 i kursheftet til Ktr. 2000). Klikk høyre musetast og velg Lag sakliste, evt. Lag offentlig sakliste, fra menyen (jfr. pkt. 5. ? 5.7 i kursheftet til Ktr. 2000).

Som et ledd i forberedelsene til utvalgsmøtet må det også tas stilling til evt. problemer som reiser seg i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. I korthet vil dette si at selv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte (jfr. innledning/definisjoner). Dette gjøres av saksbehandler i sak/arkivsystemet som en del av registreringen av saksframlegget.

6

Politisk sekretariat vedlegger møteinnkallingen utskrift av alle aktuelle saksframlegg. For å ta sakspapirene ut av sak/arkiv-systemet: Trykk høyre musetast (F5) og velg Lag sakspapirer fra menyen (jfr. pkt. 5.8 i kursheftet til Ktr. 2000). Dokumentene skrives ut og leveres hustrykkeriet for trykking og utsendelse til utvalgets politikere.

Politisk sekretariat har ansvar for at kommunens adresseetiketter til en hver tid er oppdatert.

7

Politisk sekretariat sender ut tilleggssakliste dersom dette er nødvendig (se pkt. 5.9 i kursheftet til Ktr. 2000).

SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL (Tilbake)

8

Politisk sekretariat forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i maler i sak/arkivsystemet.

Politisk sekretariat er representert i møtet. Den endelige møte-protokollen blir laget direkte i møtet på grunnlag av utkastet (jfr. pkt. 6-10 i kursheftet til Ktr. 2000).

MERK! Utvalgssekretær må ha bokmerkefunksjonen i Kontor ?2000 på når det arbeides i protokollene.)

9

Saksprotokoller i den enkelte møteprotokoll lages i maler i sak/arkivsystemets utvalgsmodul i menyen Behandling umiddelbart etter at møteprotokollen er ferdig og blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsaken i sak/arkivsystemet (jfr. pkt. 6-10 i kursheftet til Ktr. 2000).

10

Originalsignert møteprotokoll inngår i møtebok, jfr. steg 15.

Arkiv

11

Arkivet kontrollerer ved anledning de automatisk registrerte arkivreferansene i saksprotokollen og sørger for at en papirversjon blir lagt i fysisk saksmappe.

EFFEKTUERING AV VEDTAK (Tilbake)

Politisk sekretariat

12

Politisk sekretariat informerer saksbehandler om utvalgets vedtak ved å returnere saken.

Saksbehandler

13

Sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. (Jfr. steg 2). Dette gjøres ved å gå inn på menyen Behandling i sak/arkivsystemet og velg skjermbildet Etterarbeid til møte. Velg Utvalg og Møtedato, klikk deretter høyre musetast (F5) og velg Melding om vedtak gå videre til menyen Velg adressat og velg disse, gå deretter videre til funksjonen Lag tekst dokument/brev (her er det to muligheter: enkeltbrev eller fletting). Ta utskrift som gis en autoritativ signatur. Papiroriginalen leveres arkivtjenesten. Husk å lagre ved å bruke ?Arkiver i K2000?-knappen.

Opplysninger om klagemuligheter og -kanaler kan tas inn i brevet. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:

• Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Hå kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er en uttale i saken. Endelig vedtak blir gjort av ***. Evt. klage skal stilast til: ***. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

Arkiv

14

Arkivtjenesten kontrollerer at brev ut med varsel om vedtak er påført riktige arkiv og journalreferanser.

Arkivtjenesten sørger samtidig for nødvendige gjenparter til kopibok og saksmappe.

BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER (Tilbake)

Politisk sekretariat

15

Saks- og møteprotokoller tas ut på godt papir (konf. § 2-12 i forskrift om off.arkiv.), originalsigneres og oppbevares på en slik måte at arkivfunksjonen lett kan behandle dem i perioder på en arkivfaglig riktig måte , jfr. steg 16.

For bestemmelser om periode knyttet til møtebokføring; se arkivplanens del 4; Innhold.

NB! Det er de komplette møteprotokollene som skal bindes inn som møtebok. Offentlig protokoll har mer kortvarig betydning og kan i papirversjon kasseres etter behov.

Sentralarkiv

16

Oppbevarer møtebøker, sørger for innbinding og overføring til bortsettingsarkiv/arkivdepot. For konkrete bestemmelser om innbinding og overføring, se arkivplanens arkivseriedel. Bestemmelser om innbinding av møtebok, se forskrift om offentlige arkiv §3-14.