Innholdsfortegnelse:

V Spesielle kassasjonsbesemmelser for de enkelte saksområdene

I. Innledning

Med hjemmel i Vedtekter for Oslo byarkiv (Bystyrets sak 15/92) pkt. 2 har byarkivaren utarbeidet disse retningslinjene for arkivbegrensning og kassasjon i Oslo kommunes arkiver. De erstatter kommunearkivarens Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon knyttet til felles arkivnøkkel for Oslo kommune (1988 og senere utgaver) og gjelder midlertidig inntil nye retningslinjer blir utarbeidet i tråd med forskriftene til Lov om arkiv.

Disse retningslinjene bygger på Riksarkivarens retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv gjeldende fra 4. juni 1987.

Anvendelse av disse midlertidige retningslinjene

Disse midlertidige retningslinjene angir bl.a. hvilke arkivsaker som kan kasseres og når kassasjoner kan gjennomføres. Det skal vises tilbakeholdenhet med å gjennomføre kassasjoner inntil nye retningslinjer med hjemmel i Lov om arkiv foreligger. Særlig varsomhet bør utvises ved utvalgskassasjon i personsaker, jf. punkt. 3. c) nedenfor.

Kassasjoner kan gjennomføres der det er helt klart at det ikke foreligger behov for bevaring, og der arkivsakene har et så stort omfang at det gir en praktisk gevinst å gjennomføre kassasjon. I praksis vil dette bety at man inntil videre konsentrerer seg om å kassere rutinemessige enkeltsaker og enstypesaker av et visst omfang.

Hvilket tidsrom retningslinjene dekker

Retningslinjene dekker kommunale arkiv etter 1950. Arkivsaker fra tiden før 1950 skal ikke kasseres uten tillatelse fra Riksarkivaren. Eventuelle søknader om slike kassasjoner sendes til byarkivaren.

Hvorfor kassere - hvorfor bevare?

Hovedformålet med arkivbegrensnings- og kassasjonsbestemmelsene er å begrense omfanget av kommunale arkiver mest mulig. Samtidig skal de sikre at arkivmateriale av varig verdi blir bevart for ettertiden.

Det er først og fremst økonomiske hensyn som gjør at det oppstår behov for kassasjon. Andre hensyn

gjør det derimot nødvendig med påbud om tidsbegrenset eller permanent bevaring av arkivsaker:

Kommunen og kommunens virksomheter skal sikres tilstrekkelig materiale til dokumentasjon og rasjonell saksbehandling.

Enkeltpersoners og institusjoners juridiske rettigheter skal kunne dokumenteres.

Fremtidig forskning må sikres et tilstrekkelig og representativt kildemateriale. Dette gjelder alle vitenskaper som kan tenkes å søke sine kilder i arkivmateriale.

Lov om personregistre av 1978 og kassasjonsbestemmelser

En del arkivmateriale er personregistre som er konsesjonspliktige etter lov om personregistre av 1978. I slike tilfeller er det Datatilsynet som gir konsesjon for opprettelse av registret. I konsesjonen vil Datatilsynet normalt også fastsette hva som skal skje med registret når det ikke lenger er i bruk, eller når det har gått en viss tid. Noen konsesjoner har særskilte bestemmelser om sletting av registret eller deler av dette innen bestemte frister, mens andre nøyer seg med å henvise til lovens § 8, hvor det bl.a. står at opplysninger som ikke lenger har betydning, skal rettes, slettes eller suppleres såframt mangelen kan få betydning for den registrerte.

I noen tilfeller vil det være konflikt mellom Datatilsynets konsesjonsvilkår og Riksarkivarens kassasjons bestemmelser. Datatilsynet og Riksarkivaren skal samarbeide for å sikre at både personvernhensyn og arkivfaglige vurderinger legges til grunn når man vurderer om et register skal slettes eller bevares. Datatilsynet vil således akseptere at en del registre som har særskilte slettingsbestemmelser i konsesjonen, blir arkivert og bevart, forutsatt at ansvars- og oppbevaringsforholdene er tilfredsstillende. Det skal således ikke kasseres i noen konsesjonspliktige personregistre i Oslo kommmunes virksomheter uten etter samråd med byarkivaren.

Oslo byarkiv har rammekonsesjon fra Datatilsynet for oppbevaring av alle typer personregistre som blir opprettet i kommunen, og byarkivaren skal vurdere behov for bevaring av slike registre også i de tilfeller der de enkelte konsesjoner inneholder slettingsbestemmelser

Den registeransvarlige skal gjøre følgende når et konsesjonspliktig register går ut av aktiv bruk, eller når eventuell slettingsfrist er nådd:

1) Dersom konsesjonen har særskilte slettingsbestemmelser, eller dersom kommunens bestemmelser strir mot andre deler av konsesjonen, skal det tas kontakt med byarkivaren i god tid før slettingsfristen. Dersom registret eller deler av det er arkivverdig, vil spørsmålet om arkivering bli tatt opp med Datatilsynet, og byarkivaren vil informere den registeransvarlige om hva som skal bevares eller kasseres.

2) Dersom konsesjonen ikke har særskilte slettingsbestemmelser, skal man følge kommunens kassasjonsregler fullt ut. De krav som konsesjonen stiller til oppbevaring og ansvarsforhold, gjelder fortsatt dersom materiale fra registret arkiveres.

II. Retningslinjene

Definisjoner

Begrepene dokument og arkiv er i disse retningslinjene brukt uavhengig av lagringsmedium (papir, ulike typer fotografisk materiale, elektronisk medium,. m.v.), jf. definisjoner i Lov om arkiv.

Med arkivbegrensning forstår vi at materiale som er uten verdi for senere saksbehandling eller dokumentasjon, ikke registreres eller arkivlegges. Reglene for arkivbegrensning fastlegger med andre ord hva slags materiale som hører hjemme i arkivet (arkivverdig materiale) og hva som ikke gjør det (arkivuverdig materiale).

Med kassasjon menes her kun fjerning og tilintetgjørelse av dokumenter etter arkivlegging.

Når arkivuverdig materiale av praktiske grunner eller av vanvare likevel blir arkivert, skal dette kasseres i samsvar med reglene for arkivbegrensning.

Regler for arkivbegrensning

Arkivbegrensning går ut på å hindre at overflødig arkivstoff oppstår, og at unødvendig stoff blir opptatt i arkivet.

De kriterier som avgjør om skrevet eller trykt materiale hører til i arkivet, gjelder også for kart, tegninger, bilder, fotokopier, film, video, mikrofilm, mikrokort, plater, lydbånd, hullkort, magnetbånd, osv.

a) Typer av materiale som skal fjernes etter reglene for arkivbegrensning:

Trykksaker, mangfoldiggjort materiale og blanketter

- Unntatt herfra er publikasjoner og dokumenter som vedkommende institusjon selv utgir, eller som er nødvendige vedlegg til de enkelte saker. Disse tas vare på i ett eksemplar. Likeledes bevares manuskripter som er forsynt med notater og påtegninger som er vesentlige for sakens forståelse og sammenheng.

Rundskriv

- Unntatt herfra er rundskriv fra den institusjonen som utferdiger rundskrivene. Utsteder oppbevarer ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene. Unntatt er også rundskriv som er nødvendige vedlegg til en sak.

Konsepter, kladdenotater, fotokopier, møteinnkallelser m.v.

- Unntatt herfra er konsepter som er forsynt med notater og påtegninger som er nødvendige for sakens forståelse og sammenheng og kopier av utgående brev som legges i saksmappe eller settes inn i kopibok. Det samme gjelder kopier som er nødvendige vedlegg til en sak samt kopier som settes i egne vedleggsserier til møtebøker.

b) Praktisk gjennomføring

Som en generell regel gjelder at arkivuverdig stoff ikke må behandles som arkivmateriale. Arkivbegrensning foretas så snart en sak er ferdigbehandlet og før den arkivlegges. Det utskilte materialet tilintetgjøres eller oppbevares separat utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, trykksakslager, rundskrivmapper o.l. Er trykksaker, mangfoldiggjorte utredninger o.l., som skal fjernes, av betydning for en sak, bør det legges en henvisning til dette i saksmappen.

Arkivpersonalet utfører det løpende begrensningsarbeidet på grunnlag av de ovenstående regler. I tvilstilfeller skal vurderingen skje i samråd med saksbehandlerne.

III. Generelle kassasjonsregler

a) Gjennomgående saker

En sak blir ofte behandlet i flere instanser. Det kan være forskjellige organer, etater og institusjoner innen kommunen, og det kan være instanser innen fylkeskommune- eller statsadministrasjon i tillegg til de kommunale. Vi kaller disse sakene for gjennomgående saker. Et eksempel er saker som sendes på høring til alle 25 bydeler.

Med våre dagers kopieringsteknikk medfører dette at identiske dokumenter blir arkivert flere steder. Av praktiske grunner vil slik dobbeltarkivering ofte være ønskelig og nødvendig, men det er i det fleste tilfeller unødvendig at ett og samme dokument blir permanent oppbevart på flere steder.

Som generell regel gjøres derfor gjeldende at dokumenter skal bevares permanent der de er produsert og der endelig avgjørelse er tatt i vedkommende sak (forutsatt at det ikke er gitt kassasjonstillatelse for sakstypen i de spesielle kassasjonsreglene for de enkelte saksområder, avsnitt II 5.) I alle andre instanser kan dokumentene kasseres når dette er hensiktsmessig ut fra saksbehandlingen.

b) Kassasjonsfrister

Kassasjonsreglene slår fast hva som kan og bør kasseres. Arkivsaker som ikke er vurdert kassable etter disse reglene, skal bevares permanent. Unntak kan gjøres av byarkivaren etter skriftlig søknad fra vedkommende administrasjon.

For de fleste sakstyper er det gitt særskilte regler for tidspunktet når arkivsakene kan kasseres, delvis fastsatt ved lov. Se kassasjonsbestemmelser for de enkelte saksområder. For øvrig skal kassabelt materiale oppbevares så lenge hensynet til saksbehandlingen og rettslige hensyn gjør det påkrevet.

Ansvaret for at disse hensynene blir ivaretatt, og ansvaret for å påse at de kassasjonsfrister som er fastslått i regler, forskrifter og lover blir overholdt, påhviler den administrative ledelse ved hver enkelt arkivskapende enhet. Administrasjonen bør innenfor de gitte rammene utarbeide regler for nærmere bestemte kassasjonsfrister. Det vil lette kassasjonsarbeider å operere med forholdsvis få frister, f.eks. 5, og 10 år. De kassasjonsfrister som er anført i kassasjonsreglene er veiledende. På grunn av forskjellige lovbestemmelser advares det imidlertid mot å benytte kortere frister.

c) To kassasjonsprinsipper

Bestemmelsene for de enkelte saksområdene (II 5) er basert på to forskjellige prinsipper for kassasjon; saksrettet kassasjon og kassasjon etter utvalgsmetode.

Med saksrettet kassasjon menes at bevaring eller kassasjon bestemmes ut fra en vurdering av arkivmaterialets saklige innhold og historiske kildeverdi. Det innebærer at nåtiden til en viss grad definerer hva som skal være av interesse for fremtiden. Dette er problematisk fordi en ikke kan vite hvilke problemer forskerne vil søke å løse, og hvilke metoder de vil bruke.

Dessuten gjennomgår den kommunale forvaltningen stadig administrative forandringer. Det medfører at saksrettede kassasjonsregler ofte må revideres. På en del saksområder er allikevel denne kassasjonsmetoden hensiktsmessig og forsvarlig.

Med kassasjon etter utvalgsmetode menes at deler av arkivserier av ensartet karakter blir bevart etter bestemte utvalgskriterier som kan gå på år, dato, bokstav, topografi o.l., mens resten av arkivseriene kasseres. Forutsetningen er at seriene har tilstrekkelig omfang til å kunne tilfredsstille kravene til tilfeldig utvalg og statistisk behandling. Metoden kan best anvendes når det gjelder ensartede personsaker.

Ved utvalgskassasjon i personsaker skal den prosentvise utvelgelse være slik at saker vedr. personer født på bestemte datoer, bevares. I vår sammenheng vil det si at personsaker til personer født den 1., 11. og 21. i hver måned bevares. I alt 9,9% av materialet blir da bevart. I tillegg kan hvert 10. år med 1950 som basisår bevares, for å kontrollere utvalget i det mellomliggende år i forhold til det komplette materialet. Inntil det foreligger nye kassasjonsregler med hjemmel i Lov om arkiv, bør det vises tilbakeholdenhet med utvalgskassasjon i personsaker, jf. punkt I overfor.

En annen utvalgsmetode som er brukt, er at det for en del arkivsaker som ellers er tillatt kassert, er gitt påbud om fullstendig bevaring av hvert 10. år med 1950 som basisår.

Utvalgsmetodene fremgår ellers av de spesielle bestemmelsene. For øvrig skal arkivsaker som berøres av grunnleggende administrative / administrasjonstekniske endringer, bevares fullstendig for første året etter endringen. Oppstår det tvil om når en slik bevaring skal finne sted, skal saken forelegges byarkivaren.

d) Praktisk gjennomføring

Dokumenter som etter de foreliggende retningslinjene kan kasseres, påstemples KASS i store bokstaver, og legges deretter i eget tydelig merket omslag. Kassabelt materiale som skal oppbevares ut over tidspunktet for overføring til bortsettingsarkivet, påføres i tillegg et tall for kassasjonsfrist. Dokumenter som ikke vurderes som kassable, påstemples BEVAR i store røde bokstaver, og legges også i eget tydelig merket omslag.

Vurdering og stempling av dokumentene som henholdsvis KASS og BEVAR skal som regel foretas av arkivpersonalet, og utføres samtidig med registrering (journalføring). I tvilstilfeller skal vurderingen skje i samråd med saksbehandler, som skal kontrollere at det påførte stempelet er korrekt. Er saksbehandler ikke enig i vurderingen, må eventuelle rettinger skje i samråd med arkivet. I journalen skal innførslene gjøres slik at det fremgår om saken vil bli / er kassert eller om den er bevart (jf. NOARK-/KOARK-standardene).

Ved overføring til bortsettingsarkiv skal materiale bestemt for kassasjon stilles opp adskilt fra det som skal bevares og merkes med tidspunkt for kassasjon.

e) Makulering

Tilintetgjørelse av arkivsaker som kan kasseres, skal som hovedregel skje ved bruk av forbrenningsovn eller makuleringsmaskin under oppsyn av kommunalt ansatt person. Materiale som ikke er personømfintlig, eller som ikke på annen måte kan tenkes å ha skadelige virkninger ved urettmessig spredning, tillates levert til offentlig søppelplass i lukket emballasje. Her må det vises stor varsomhet.

IV. Spesielle bevaringspåbud

I tillegg til den generelle regel at alt arkivverdig materiale som ikke er kassabelt etter de foreliggende retningslinjene, skal bevares permanent, er det gitt spesielle bevaringspåbud for følgende typer materiale:

Arkivalier for tiden før 1950 kan av forskningsmessige hensyn ikke kasseres uten Riksarkivarens eller statsarkivarens skriftlige samtykke. Søknader om slike kassasjoner skal sendes til byarkivaren.

Møtebøker for bystyre, formannskap, byråd og alle faste nemnder, styrer, råd og utvalg
Vedleggsserier til møter i ovennevnte.

Lydbånd- og videoopptak fra møter og eventuelle utskrifter av lydbånd.

Journaler, journalkort, journalregistre og postlister

Kopibøker og registre til disse, der disse føres

Innstillinger fra egne midlertidige utvalg.

Personalregistre og personalkort.

Alle typer registre, herunder "personregistre" med den betydning dette har i Lov om personregistre,
dersom ikke vedtak om kassasjon er gjort i samråd med byarkivaren

Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter

V. Spesielle kassasjonsbestemmelser for de enkelte saksområdene

De følgende bestemmelsene er inndelt i overensstemmelse med Arkivnøkkel for Oslo kommune - ny utgave 1996, utarbeidet av Oslo byarkiv. De oppgitte kassasjonstidspunkter er tidligste anbefalte/tillatte kassasjonsdato. Arkivkoder som ender på 0 (Generelt) nevnes ikke i de følgende bestemmelsene, da de i særlig grad egner seg for anvendelse av de generelle kassasjonsreglene. I saksområder som ikke er nevnt i oppstillingen nedenfor, kan kassasjoner ikke foretas uten etter skriftlig tillatelse av byarkivaren.

Arkivkode/emne/kassasjonsbestemmelser:

0	Organisasjon og administrasjon
000	Lovsaker	Originalkorrespondanse bevares
001	Offentlige myndigheter - oppgaver m.m.	Originalkorrespondanse bevares
002	Offentlige flagg- og høytidsdager	Regler og bestemmelser av ikke-kommunalt opphav kan kasseres når de erstattes av nye. Egne regler bevares
003	Kongresser, konferanser	Egne arrangementer: Innbydelser, program og generell korrespondanse bevares. Rutinemessig korrespondanse 10 år. Øvrige saker 5 år
004	Kommunal representasjon	Alminnelige saker 5 år
005	Gaver, hederstegn	Gaver og hederstegn til kommunens egne ansatte 10 år. Øvrige saker bevares
011	Historikk, heraldikk, navnsetting	Bevares
012	Byområder, administrative grenser	Originalt kildemateriale bevares
013	Befolkning, folkeregistrering	Originalt kildemateriale bevares
014	Samarbeid	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
015	Vennskapsbyer	Dokumenter vedr. opprettelsen av forbindelsen bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
016	Medlemskap i organisasjoner o.l.	Dokumenter vedr. innmeldingen bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
021	Politiske partier og organisasjoner	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
022	Valg, folkeavstemminger	Oppgjørslister 4 år, hvis totalresultatene for hver stemmekrets er protokollert. Manntall 8 år
023	Bystyret	Vedtekter bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år etter valgperiodens utløp
024	Bystyrets hovedorganer	Vedtekter bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år etter valgperiodens utløp
025	Byrådet	Vedtekter bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år etter valgperiodens utløp
026	Bydelsutvalgene og underordnede org.	Vedtekter bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år etter valgperiodens utløp
027	Utvalg, råd styrer og nemnder	Vedtekter bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år etter valgperiodens utløp
028	Folkevalgte og politisk oppnevnte repr.	Godtgjørelser 10 år. Opplæring og studiereiser 5 år
031	Organisasjonsplaner o.l.	Bevares. Forarbeider 5 år, forutsatt at de ikke inneholder viktige prinsipielle avgjørelser som ikke er protokollert annensteds
032	Organisasjonsutvikling	Bevares. Forarbeider 5 år, forutsatt at de ikke inneholder viktige prinsipielle avgjørelser som ikke er protokollert annensteds
033	Delegering av myndighet	Bevares
041	Administrasjonsordning	Bevares. Forarbeider 5 år, forutsatt at de ikke inneholder viktige prinsipielle avgjørelser som ikke er protokollert annensteds. Konsulenttjenester 10 år
042	Saksbehandling	Bevares. Forarbeider 5 år, forutsatt at de ikke inneholder viktige prinsipielle avgjørelser som ikke er protokollert annensteds
043	Arkiv, dokumentasjonstjeneste	Bevares
044	Bud og transporttjeneste	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
045	Kontortelefoner, teletjenester	Rutinemessige enkeltsaker: 3 år etter at avtalen e.l. opphører
046	Reprotjeneste, hustrykkeri	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
047	Bøker, tidsskrifter, aviser m.m.	10 år
05	Personalforvaltning	For personalmapper gjelder byarkivarens retningslinjer for arkivering av personalsaker. Mappene bevares, men deler av innholdet skal jevnlig utsorteres og kasseres. Disse kassasjonene kan skje tidligst etter 5 år. For øvrig kan instrukser og reglementer fra sentralt hold kasseres når de trer ut av kraft. De enkelte virksomheter oppbevarer et eksemplar av egne bestemmelser med eventuelle forarbeider.
051	Ansettelse, fratreden	Søknader til tilsatte, samt alle søknader til eldende stillinger bevares. Øvrige søknader kasseres etter 5 år. Rutinemessige enkeltsaker for øvrig 10 år
052	Lønn, overenskomster, pensjon	Sentrale avtaler og tariffer kan kasseres når de erstattes av nye. Forarbeider og et eksemplar skal oppbevares av utsteder. Lokale avtaler bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Premieoppgaver, inn- og utmeldinger i pensjonskassen 10 år
053	Godtgjørelser og naturalytelser	Lokale avtaler bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
054	Arbeidstid	Lokale avtaler bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
055	Ferie, fravær, permisjon	10 år
056	Arbeidsmiljø og velferd	Vernetiltak bevares. Velferdstiltak uten prinsipiell betydning 10 år
057	Opplæring	Stipendsaker 10 år. Andre saker 5 år, forutsatt at kursdeltakelsen er dokumentert i personalmapper eller på annen måte
058	Samarbeid med arb.giver- / arb.takerorg.	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
06	Informasjon, samfunnskontakt	Kunngjøringer og annonser 10 år. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
1	Plan, økonomi, eiendom, materiell og utstyr
10	Generelt	Egenutarbeidede reglementer bevares. Rammeavtaler og leverandørregistre bevares. Årsmeldinger bevares. Tertialrapporter og statistikker bevares dersom ikke alle vesentlige opplysninger kan gjenfinnes i andre bevaringspliktige arkivalia. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
11	Overordnede planer	Egenutarbeidede planer og uttalelser til planer bevares.
120	Budsjett, regnskap, revisjon generelt	Budsjett- og regnskapsordning bevares
		Rutinemessige enkeltsaker vedr. økonomikontroll, rapporter, anvisninger, fullmakter o.l. 10 år
121	Budsjett	Budsjettforslag m. kommentarer bevares. Budsjettendringer og tilleggsbevilgninger bevares.
122	Regnskap	For kommuneregnskapene følges kassasjonsbestemmelsene gitt av KAD i 1971 i "Forskrifter og veiledning for budsjettoppstilling og regnskapsføring i kommunene" s. 57-58, pkt. 12.14. For skatteregnskapet følges kassasjons- bestemmelsene i IKA Rogalands oppstilling av 15.05.95(jf. Riksarkivarens brev til Skattedir. av 28.02.1996). Anvisningsprotokoller og timelister 10 år
123	Inkassosaker	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
124	Refusjoner og tilskudd til kommunen	Saker av generell art bevares, herunder regulativer m.m. Enkeltsaker 10 år
125	Refusjoner og tilskudd fra kommunen.	Saker av generell art bevares, herunder regulativer m.m. Enkeltsaker 10 år
126	Revisjon	Saker av generell art bevares. Enkeltsaker 10 år
131	Skatter	Lover, regler og bestemmelser kan kasseres når de erstattes av nye.
132	Skattetvister	Presendensskapende saker bevares. Ellers 10 år.
133	Kommunale avgifter, gebyrer og betalingssatser	Saker av generell art bevares, herunder regulativer m.m. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
134	Statsavgifter	Saker av generell art bevares, herunder regulativer m.m. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
135	Innfordring av skatter og avgifter	10 år
136	Nedsettelse og ettergivelse	10 år
141	Bankforbindelse, postgiro	10 år etter forholdets opphør
142	Kommunale fond	Bevares
143	Verdipapirer	Bevares. Originale aksjebrev, obligasjoner etc. bør legges i brannsikkert depot.
144	Legater, stiftelser	Bevares
151	Låneopptak	Rutinemessig korrespondanse og kontoutskrifter 10 år etter at lånet er innfridd.
152	Utlån	5 år etter at lånene er tilbakebetalt.
153	Garantier	5 år etter at garantien er falt bort.
154	Pant	5 år etter at saken er avsluttet
16	Forsikring	Forsikringstilbud som ikke er tatt til følge eller hvor forsikringer utløpt, opphørte forsikringer og beregningsmateriale for slike 5 år. Gamle poliser kasseres når nye er blitt gyldige under forutsetning av at det ikke foreligger uoppgjorte saker.
17	Eiendomsforvaltning	Kjøp, salg, feste bevares. Kommunal byggevirksomhet bevares. Byggeregnskap: Kassasjoner kan kun foretas etter tillatelse fra byarkivaren. Inn- og utleie 10 år etter at forholdet er avsluttet. Rutinemessige saker vedr. drift og vedlikehold 10 år. Naboforhold og adkomstsaker 10 år.
18	Utstyrs- og materiellforvaltning	Prinsipielle og generelle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
2	Helsetjenester
20	Generelt	Bevares
211	Sykdommer	Bevares
212	Helsekontroll - helsesøstertjeneste	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
213	Skolehelsetjeneste	Helsekort, statistikker og rapporter bevares
214	Næringsmiddelkontroll	Generelle og prinsipielle saker, samt saker vedr. husdyrepidemier bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
215	Bolig- og miljøhygiene	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
216	Hygienekontroll i bedrifter etc.	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
217	Arbeidervern, arbeidstilsyn	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
221	Helsepersonell	Planer og oversikter bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
222	Primærhelsetjenester	Saker vedr. kommunens tjenestetilbud, organiseringen av dette m.m. bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
223	Ambulanse- og førstehjelpstjenester	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
224	Alternativ medisin	Bevares
225	Hjemmebaserte tjenester	Klientmapper i hjemmesykepleien bevares i personens levetid. Deretter bevares mapper for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned. For øvrig bevares registre og saker av generell eller prinsipiell art. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
225	Søknader om hjemmehjelp	3 år etter avslag eller etter at hjelpen opphører.
226	Laboratorietjenester, røntgeninstitutter	Saker vedr. kommunens tjenestetilbud, organiseringen av dette m.m. bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
227	Apotektjenester	Saker vedr. kommunens tjenestetilbud, organiseringen av dette m.m. bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
228	Utlån av tekniske hjelpemidler	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
230	Behandlingsinstitusjoner - generelt	Rutinemessige saker vedr. kjøp og salg av plasser 10 år. Alle andre saker bevares
231	Innleggelse	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
232	Forpleining	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
233	Behandling, medisinering	Bevares
234	Utskriving av pasienter	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
235	Etterbehandling	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
236	Ulykkeberedskap	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år, forutsatt at alle medisinske opplysninger finnes i pasientenes medisinske journal.
237	Private behandlingsinstitusjoner	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker av økonomisk art 10 år
238	Klage- og erstatningssaker	Bevares
240	Pleieinstitusjoner generelt	Rutinemessige saker vedr. kjøp og salg av plasser 10 år. Alle andre saker bevares
241	Innleggelse	Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Registre over beboere bevares. Ikke innvilgede søknader 10 år. Innvilgede søknader 10 år etter fraflytting
242	Forpleining	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
243	Behandling, medisinering	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
244	Utskriving av pasienter	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
245	Private pleieinstitusjoner	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
246	Sykehoteller	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker av økonomisk art 10 år
248	Klage og erstatningssaker	Bevares
25	Tannhelsetjenester	Generelle og prinsipielle saker bevares. Pasientjournaler 10 år etter siste innførsel. Deretter bevares journalene for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned.
3	Sosiale tjenester
30	Familie og samliv	Bevares
320	Barne- og ungdomstjenester - generelt	Bevares
321	Vernetiltak	Bevares
322	Psykiatrisk barne- og ungdomsomsorg	Bevares
323	Barnehager og barneparker	Register over barnehagebarn bevares. Søknadsskjemaer 10 år. Deretter bevares journalene for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned.
324	Barneinstitusjoner, fosterhjem o.l.	Arkivsaker som følger av avregninger 3 - 10 år etter avtale med kommunerevisjonen. Rutinemessig korrespondanse vedr. forpleining og velferdstiltak Alle andre saker bevares.
325	Ungdomshjem, ungdomspensjonater	Arkivsaker som følger av avregninger 3 - 10 år etter avtale med kommunerevisjonen. Rutinemessig korrespondanse vedr. forpleining og velferdstiltak Alle andre saker bevares.
326	Oppsøkende arbeid	Bevares
327	Fritidsaktiviteter	Bevares
328	Ferietilbud	Generelle og prinsipielle saker bevares. Søknadsskjemaer for ferieopphold (feriekolonier o.l.): 3 år. Deretter bevares journalene for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned.
330	Eldreomsorg generelt	Bevares
331	Særskilte tiltak for eldre	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
332	Eldresentra	Bevares
333	Bospørsmål	Bevares
334	Tilsyn og kontakthjelp	Rutinemessige enkeltsaker 10 år
335	Velferds- og servicetiltak	Bevares
340	Sosialmedisinsk omsorg generelt	Bevares
341	Medisinske hjelpeordninger	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
342	Tiltak for psykisk utviklingshemmede	Rutinemessige enkeltsaker av driftsmessig / økonomisk art 10 år. For øvrig bevares
343	Tiltak for funksjonshemmede	Søknader om bidrag til private organisasjoner 5 år. Øvrige rutinemessige enkeltsaker 10 år. Generelle og prinsipielle saker bevares. NB! Saker vedr. enkeltklienter i klientmappe som bevares.
344	Edruskapsarbeid	Registre og saker av generell eller prinsipiell art bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Klientmapper med event. henvisninger til andre husstandsmedlemmer. 5 år etter vedkommendes død. Klientsaker for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned bevares.
35	Sosiale særytelser og tiltak	Registre og saker av generell eller prinsipiell art bevares. Saker vedr. sosialplanlegging, undersøkelser, forsøk og reformer bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Klientmapper med eventuelle henvisninger til andre husstandsmedlemmer 5 år etter vedkommendes død. Klientsaker for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned bevares.
36	Arbeidsmarkedstiltak, sysselsetting	Registre og saker av generell eller prinsipiell art bevares. Egne tiltaksplaner o.l. bevares. Saker vedr. vernet sysselsetting, attføring og integrering av yrkesvalghemmede bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Rutinemessige saker vedr. arbeidsanvisning og oppgaver over arbeidsledige 5 år
370	Boligomsorg generelt	Egne instrukser o.l. samt statistikk bevares
371	Boligformidling	Underlagsmateriell 5 år etter tildeling. Generelle og prinsipielle saker, bl.a. saker med klausuler, forkjøpsrett o.l. bevares
372	Leieboerspørsmål	Prinsipielle saker bevares. Øvrige dokumenter kasseres etterhvert som de mister sin aktualitet i saksbehandlingen
373	Eiendomsrettede boliglån og -tilskudd	Søknader 10 år. Lånesaker 10 år etter at lånet er innfridd
374	Personrettede boliglån og -tilskudd	Søknader 10 år. Lånesaker 10 år etter at lånet er innfridd. Av de forhåndsutfylte søknader oversendt fra Husbanken for hver termin, beholdes bare den aktuelle sammen med det opprinnelige søknadsskjema.
375	Bostøtte	Generelle og prinsipielle saker bevares. Klientsaker 5 år etter at støtten opphører. Deretter bevares saker for personer født den 1., 11. og 21. i hver måned.
376	Kommunalt forkjøp av leiegårder	Bevares
377	Bomiljøtiltak	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
378	Boligorganisasjoner	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
38	Humanitær virksomhet	Generelle og prinsipielle saker bevares. Søknader og bidrag / tilskudd 5 år
4	Skole og utdanning
40	Skole og utdanning generelt	Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye.
41	Skoleplanlegging	Bevares
420	Grunnskole generelt	Skole- og kretsordning bevares. Fag- og timefordeling 10 år. Skoletid, skolekalender, skoleskyss 10 år
421	Undervisning	Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
422	Elever	Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Elevkort og –register bevares. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
423	Undervisning av fremmedspråklige	Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
424	Spesielle undervisningstiltak	Bevares. Enkeltsaker vedr. elever bevares
425	Prøver og eksamener	Sentralt gitte ordninger kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Eksamensprotokoller bevares. Lokalt gitte eksamensoppgaver bevares. Eksamensbesvarelser: Kan kasseres etter at sensuren etter alle klagefrister er avsluttet
426	Skolemiljø, verne- og velferdstiltak	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
427	Skolefritidsordning	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
428	Private grunnskoler	Generelle og prinsipielle saker bevares, herunder alle saker vedr. godkjenning av skoler og undervisnings- opplegg. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
430	Videregående skole generelt	Opptaksområder bevares. Fag- og timefordeling 10 år. Skoletid, skolekalender, skoleskyss 10 år
431	Undervisning	Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
432	Elever	Elevkort og -register bevares. Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
433	Undervisning av fremmedspråklige	Sentralt gitte regler, bestemmelser o.l. kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
434	Spesielle undervisningstiltak	Bevares. Enkeltsaker vedr. elever bevares.
435	Prøver og eksamener	Sentralt gitte ordninger kasseres i ytre administrasjoner når de erstattes av nye. Eksamensprotokoller bevares. Lokalt gitte eksamensoppgaver bevares. Eksamensbesvarelser: Hver 10. årgang bevares, dessuten besvarelsene fra elever født 1., 11. og 21. hver måned. De øvrige kan kasseres etter at sensuren etter alle klagefrister er avsluttet.
436	Skolemiljø, verne- og velferdstiltak	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
437	Private videregående skoler	Generelle og prinsipielle saker bevares, herunder alle saker vedr. godkjenning av skoler og undervisnings- opplegg. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
440	Spesialundervisning generelt	Bevares
441	Institusjoner for spesialundervisning	Generelle og prinsipielle saker bevares. Enkeltsaker vedr. elevene bevares. Rutinemessige enkeltsaker uten betydning for den enkelte elev 10 år
442	Pedagogisk-psykologisk tjeneste	Bevares
443	Sosialpedagogiske tjenester	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
444	Samarbeid med helse- og behandlingsinstitusjoner	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
45	Kunst- og musikkskoler, folkehøyskoler	Generelle og prinsipielle saker bevares. Saker vedr. konserter og utstillinger bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
46	Voksenopplæring	Generelle og prinsipielle saker bevares. Bevaring av enkeltsaker skjer etter mønster fra grunnskole og videregående skole.
47	Fagopplæring i arbeidslivet	Protokoller bevares. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Lærlingekontrakter og fagprøver 10 år
48	Høyere utdanning - vitenskap og forskning	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
5	Tekniske tjenester og oppgaver
51	Fysisk planlegging	Avslåtte eller henlagte delingsplaner 10 år. Rutinemessige enkeltsaker vedr. sanering 10 år. Alle andre saker bevares.
52	Oppmåling og kartverk	Rutinemessige saker vedr. skilting 10 år. Rene forespørselsaker 5 år. Alle andre saker bevares.
53	Byggesaksbehandling, bygningskontroll	Byggesaksmapper og tegninger bevares. Under forutsetning av at innholdet blir mikrofotografert i samsvar med gjeldende retningslinjer, kan korrespondansen kasseres. Ikke godkjente eller henlagte byggemeldinger og byggetillatelser 10 år Reklame, skilt, antenner o.l. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Alle andre saker bevares.
54	Brannvern, feiing	Slokningsavtaler bevares. Brannforebyggende tiltak bevares. Rutinemessige enkeltsaker for øvrig 5 år
55	Vann- og avløp	Planer, tegninger, regler og retningslinjer bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. Saker vedr. vannrestriksjoner: Kasseres når restriksjonene er opphevet.
56	Parker, idrettsanlegg og friluftsliv	Generelle og prinsipielle saker bevares. Saker vedr. planer og anlegg bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
57	Renovasjon	Prinsipielle saker og saker angående større endringer av kapasitet og teknikk, samt saker angående destruksjonsanlegg bevares. Andre saker kan kasseres etter 5 år dersom hensynet til saksbehandlingen tilsier det.
6	Samferdsel og kommunikasjon
610	Gater, veier, veitrafikk generelt	Erstatningssaker 10 år. Rutinemessige enkeltsaker vedr. anleggsvirksomhet 10 år. Alle andre saker bevares.
611	Trafikkplaner	10 år. Rutinemessige enkeltsaker vedr. anleggsvirksomhet 10 år. Alle andre saker bevares.
612	Vei- og gateopparbeidelse	10 år. Rutinemessige enkeltsaker vedr. anleggsvirksomhet 10 år. Alle andre saker bevares.
613	Vedlikehold av gater og veier	Generelle og prinsipielle saker bevares. Overtakelse av private veier bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år
614	Broer, over- og underganger	Rutinemessige enkeltsaker vedr. anleggsvirksomhet 10 år. Alle andre saker bevares.
615	Trafikkforhold, trafikksikring	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
616	Gods- og personbefordring	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år.
617	Parkering	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
618	Disponering av vei- og gategrunn	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år
62	Sporveier, busslinjer, baner	Generelle og prinsipielle saker bevares. Egenproduserte regler og utredninger bevares. Konsesjoner bevares. Rutinemessige enkeltsaker vedr. drift og vedlikehold, ruter og takster 5 år
63	Havner - sjøtrafikk	Generelle og prinsipielle saker bevares. Egenproduserte regler og utredninger bevares. Rutinemessige enkeltsaker vedr. drift og vedlikehold, ruter og takster 5 år
64	Jernbaner, jernbanetrafikk	Generelle og prinsipielle saker bevares. Egenproduserte regler og utredninger bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år.
65	Lufthavner, luftfart	Generelle og prinsipielle saker bevares. Egenproduserte regler og utredninger bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år.
66	Post, telekommunikasjoner	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år.
67	Kringkasting	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år.
7	Kommunal forretningsvirksomhet
70	Forretningsvirksomhet generelt	Bevares
71	Primærnæringer	Generelle og prinsipielle saker bevares. Konsesjonssaker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
72	Kommunal produksjon - industri og håndverk	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
73	Energiproduksjon, kraftforsyning	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
74	Kinodrift	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
8	Kirke og kultur
80	Kirke og kultur generelt	Bevares
81	Kirker, kirkegårder, trossamfunn	Rutinemessige saker vedr. drift og vedlikehold 10 år. Søknader om gravplass 10 år. Alle andre saker bevares.
82	Bibliotekdrift	Generelle og prinsipielle saker bevares. Saker vedr. utlån kasseres når ikke lenger behøves. Rutinemessige enkeltsaker for øvrig 10 år.
83	Kunstsamlinger, museer	Generelle og prinsipielle saker bevares. Saker vedr. ervervelser og katalogisering bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
84	Kulturminnevern	Bevares
85	Kulturstøtte, kulturaktiviteter	Generelle og prinsipielle saker bevares. Stipend og priser bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
86	Tradisjonsbevaring
9	Andre oppgaver
91	Rettsvern, politi, overformynderi	Politivedtekter bevares. Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år. For overformynderiets regnskaper gjelder Forskrifter av 27. juni 1975 § 20, siste avsnitt. Alle øvrige klientrettede arkivalia bevares i overformynderiet.
92	Forsvar, beredskap	Eventuell kassasjon kan bare skje etter samråd med Riksarkivaren.
93	Naturressurser, natur- og miljøvern	Bevares
940	Næringsliv og næringsutvikling generelt	Bevares
941	Næringsutvikling	Bevares
942	Primærnæringer	Generelle og prinsipielle saker bevares. Skogreising og skogvern bevares. Konsesjonssaker bevares. Fellings-, fiske- og jakttillatelser 10 år. Fiskeoppdrett bevares. Rutinemessige enkeltsaker 10 år.
943	Industri og håndverk	Autorisasjon av håndverkere og godkjenning av ansvarshavende 5 år etter opphør av gyldighet. Andre saker kasseres kun etter samråd med byarkivaren.
944	Overnattings-, serverings og skjenkesteder	Generelle og prinsipielle saker bevares. Bevillingssaker 5 år etter bevillingsperiodens utløp. Annen rutinemessig korrespondanse 10 år
945	Handel	Generelle og prinsipielle saker bevares. Bevillingssaker 5 år etter bevillingsperiodens utløp. Rene forespørselssaker 5 år. Annen rutinemessig korrespondanse 10 år
946	Omsetning av videogram	Generelle og prinsipielle saker bevares. Konsesjoner 5 år etter konsesjonens utløp. Annen rutinemessig korrespondanse 10 år
947	Forsikring, inkasso, bank- og kredittvesen	Forespørsler og rutinemessige enkeltsaker 10 år. Annen korrespondanse bevares
948	Privat tjenesteyting	Forespørsler og rutinemessige enkeltsaker 10 år. Annen korrespondanse bevares
95	Allmennyttige tiltak og formål	Generelle og prinsipielle saker bevares. Rutinemessige enkeltsaker 5 år