Arkivforskriften § 5-1 slår fast at kommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot.

Arkivansvaret i et forvaltningsorgan er begrenset til de to første fasene i arkivmaterialets livssyklus, aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Når det arkivskapende organ ikke lenger har behov for materialet, kan det gå over i den tredje og siste fasen - depotarkiv. Denne fasen innledes ved at arkivmaterialet avleveres til en annen instans, et arkivdepot. Rauma kommune er medlem av IKA og avleverer eldre arkivmateriale dit. Kravene innebærer at depotordningen skal etableres som en organisatorisk enhet under en ledelse - en depotansvarlig for kommunen.