Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Printer-ikon Utskriftsvennlig versjon

Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Sak-/arkivsystemet Websak

 

 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

 

  1. Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

 

  1. Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

 

A)    Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter:

 

Fagansvarlig for arkiv er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. 

 

Ajourhold av brukerrettigheter:

  • Fagansvarlig for arkiv har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Tjenesteleder har ansvaret for at fagansvarlig for arkiv blir informert/varslet om
  • - tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
  • - personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
  • - endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje

  • - ved nyansettelse
  • - ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
  • - når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

  • Den ansattes fulle navn og stillingstittel
  • Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
  • Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
  • Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes fagansvarlig for arkiv når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Skjemaet "Registrering/endring/opphør av bruker" skal benyttes. Meldingen skal være skriftlig, slik at tjenesteleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Fagansvarlig for arkiv skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar.

 

 

B)    hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller

 

 

 

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:
Rettigheter:
  • adgang til å opprette saker, journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  • rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper
  • autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for
  •  
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.
  •  
  • adgang til å opprette saker, journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.
  • adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
Begrensninger:
Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:
Rettigheter:
Begrensninger:
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

 

 

 

 

C)    hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,

 

Rauma kommune praktiserer digital underskrift av utgående dokumenter. For dokumenter som sendes ut for signering av kunden skal det benyttes e-signatur i sakssystem.

Vi har elektronisk godkjenning av dokumenter.

Delegerte vedtak skal godkjennes av nærmeste leder og ha 2 underskrifter.

 

D)    ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,

 

Registreringen
 
Arkivtjenesten:

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er ferdigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at eventuell avskrivning er utført
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  • ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Saksbehandler:

kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett og at dokumentene er lesbare.

at journalposten er knyttet til riktig sak

den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.

at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført

 
Arkiveringen

RORikt har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

  • Backup-rutinene beskrevet under § 3-4 punkt D skal følges

Sikkerhetskopi oppbevares fysisk adskilt fra produksjons basen, gjelder for alle RORikt sine systemer. Lokaler som benyttes til begge er godkjent for formålet slik at sikkerheten er ivaretatt.

Sikkerhetskopieringen er ikke på Arkivformat, men en kopi av produksjonsbasen som kan settes i produksjon ved behov. Vi benytter ikke arkivmedium, men system for sikkerhetskopiering med tilhørende medium for dette. 

 

 

E)    ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,

 

Rauma kommune har ett sentralt e-postmottak. Det er arkivtjenesten som åpner all post og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Arkivverdig epost som sendes direkte til saksbehandler må også journalføres. Saksbehandler registrerer dokumentet selv i Websak eller videresender det til postmottak for journalføring.
  • Saksposten stemples med dagens dato. Dokumentene blir påført saksnummer og skannet. Dokumentene blir enten knyttet til eksisterende saker eller vi oppretter nye saker.
  • Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene.

Vi har fullelektronisk arkiv og bruker SvarUt når vi sender ut brev fra kommunen.

Saksbehandler er ansvarlig for at egenproduserte dokumenter blir arkivert.

Vedtak sendes ut til bruker etter elektronisk godkjenning av enhetsleder. Vedtak godkjennes elektronisk og skriftlig signering er ikke nødvendig.

 

  

F)     definerer ansvar for:

 

-       fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkomne dokumenter skal arkivtjenesten fordele direkte til den enkelte saksbehandler. Innkommende sakspost til skolene og barnehagene fordeles til rektor og styrerne. Post til teknisk forvaltning settes ufordelt til leder som igjen fordeler til saksbehandler.

 

-       retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

 

-       avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

 

-       vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas i første omgang av arkivtjenesten. Saksbehandler har ansvar for å vurdere hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Dersom det foreligger en begjæring om innsyn vurderes meroffentlighet.

 

 

 

G)   prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

 

 

 

 

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

 

 

 

 

 

 

§ 3-4.Oppbevaring og sikring

 

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

 

A)   hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes

Lagringsformat

Beskrivelse

Arkivformat

Filtype

PDF-A

Portable document format

Ja

PDF

SGML

SGML med tilhørende DTD

Ja

XML

TEKST

ISO 8859-1

Ja

TXT

Tiff6

TIFF versjon 6

Ja

TIF

 

Malene i Websak for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF-A

2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A format

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til RA-HTML-format i forbindelse med
 importen. Blir konvertert til PDF-A som arkivformat.

4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format

 

 

B)    hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

 

Websak er fullelektronisk og alle dokumenter blir skannet, lagret og siden makulert. Unntak kan være tegninger i et veldig stort format og originale avtaler (som i tillegg er skannet inn).

 

C)    ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder

 

-       tidspunkt for konvertering

Dokumenter som ikke allerede har riktig arkivformat blir konvertert til arkivformat/PDF-A når de blir journalført. Sosi-filer blir omgjort til PDF-A ved avslutning av saken.

-       retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,

Etter at dokumentene er skannet inn blir disse oppbevart i permer sortert på dato og sensitive dokumenter er nedlåst i arkivskap. Dokumentene blir oppbevart hos oss i 3 måneder år før de makuleres.

 

 

D)   en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og

Kommunen skal i god tid før periodisering ta kontakt med Acos og IKAMR for nødvendig bistand. Rauma kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Websak gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (saksarkiv og Gnr/Bnr) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. De resterende arkivdelene videreføres uten skarpt periodeskille.                       

Avlevering til depot: To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

 

 

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet: 

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene. Overføring av avsluttede arkivdeler til IKAMR blir gjort som et Noark5 uttrekk der det er godkjent elektronisk arkiv. I tillegg tar RORikt et uttrekk på SIARD2 format av det aktuelle systemet og avleverer til IKAMR. Overføring av avsluttede arkivdeler som ikke har arkiv i hht. NOARK5-standard blir gjort ved at RORikt eksporterer data fra systemet på SIARD2 format og avleverer til IKAMR. Arkivmaterialet blir for disse systemene avlevert på papir.

 

For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges:
 

RORikt  har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt. De er som følger:

Backup til backupenhet (MS SQL database):

- Daglig backup av endringer. Overskrives etter 2 uker
- Ukentlig backup av alle data. Overskrives etter 4 uker
- Månedlig backup av alle data. Overskrives 12 måned

Kontroll av backup:

Hver ukedag kontrolleres backup-loggene, de blir sendt på e-post til personell i RORikt som jobber med backup. Samme personell retter eventuelle feil, og kjører backup manuelt ved behov.

 

E)   iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.

Viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter. Tjenesteleder godkjenner tilganger til den enkelte ansatte. Sensitive innskannede dokumenter er innelåst i arkivskap frem til de makuleres. Det blir foretatt en offentlighetsvurdering av alle dokumenter ved registrering. For dokument som er unntatt offentlighet blir det påført tilgangskode i henhold til lovhjemmel. Vi har også tilgangsstyring i bortsettingsarkivet.

   

§ 3-6.Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

 

(1)  Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

 

Viser til § 3-4, punkt C som sier noe om våre rutiner for makulering.

 

(2)  Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

Viser til § 3-2, punkt D som sier noe om våre rutiner for kontroll av innkomne dokumenter.

 

 

 

Laster...